第一章  总  则

    第一条 为规范中国退役军人关爱基金会（以下简称“中国退基会”）合同及法律文件（以下简称“合同”）的管理，保障合法权益，预防协议纠纷，避免财务风险，特制定本规定。
    第二条 本规定所指的合同及法律文件，是指中国退基会与政府部门、企事业单位、社会组织和个人订立的含有权利义务关系内容的各种类型的协议文件，以及与协议文件有关的各种补充协议、授权委托书、意向书、备忘录等法律文件。
    第三条 中国退基会合同管理遵循法人授权、部门承办、归口管理的原则。
    第四条 各部门作为合同承办部门，一律不得以部门名义同其他单位订立合同。
    第五条 综合部是中国退基会合同主管部门，负责合同归口管理。
    第六条  各部门承办合同，应遵守国家法律法规，坚持平等互利、协商一致原则和尊重捐赠方意愿的原则。
    第七条  “中国退役军人关爱基金会”公章为中国退基会签订各种合同及法律文书的统一专用章。
 

第二章 合同及法律文件的起草

    第八条 合同起草原则：
    （一）合同文本原则上由承办部门起草。
    （二）特殊合同应当委托常年法律顾问起草，必要时可聘请外部专家起草。
    （三）由对方起草的合同，须经常年法律顾问审查，提出书面法律意见，确保合同内容准确反映双方诉求。
    （四）国家或行业有示范合同文本的，可以优先选用，但在选用时，对涉及权利义务关系的条款须经常年法律顾问审查，提供书面法律意见。
 

第三章 合同及法律文件的审查
    第九条 凡中国退基会对外签订的合同，应遵循“先审查，后签约”的原则，即除有法定代表人特别授权外，所有合同在签订之前，须经中国退基会常年法律顾问进行审查并提供书面法律意见后，方可最终签订。

    第十条 中国退基会合同审查应通过两种方式进行：
    （一）书面审查
    1.合同承办部门通过电子邮件、微信、钉钉等方式，以电子文件的形式，将起草的合同文本、背景情况介绍等相关资料以及对常年法律顾问书面审查的需求发送给综合部指定负责人，同时抄送所在部门领导。
    2.综合部进行编号登记后，以电子文件的形式将待审查的合同文本、背景情况介绍等相关资料以及对常年法律顾问书面审查的需求发送给中国退基会常年法律顾问。
    3.根据工作实际情况，合同承办部门可直接向常年法律顾问介绍合同的背景情况及合同所要达到的目标。
    4.常年法律顾问查阅有关法律法规，研究合同等相关资料，进行必要的调查研究和专门技术性咨询。对于目的不清、权利义务不明或背景资料不全的合同，常年法律顾问有权退回合同承办部门，要求做出补充说明后，再进行审查。
    5.常年法律顾问应在收到有关审查文件后三个工作日内完成审查工作并以电子文件的形式回复书面审查意见。特别紧急和特别复杂的合同的审查期限可由中国退基会领导与常年法律顾问另行商定。
    （二）不适于采用书面方式审查，以及需要常年法律顾问直接参与起草、签订的重大合同，可安排常年法律顾问直接参加有关考察、调研、谈判等工作。
    第十一条 合同承办部门应根据常年法律顾问的意见，对送审合同进行修改和完善，并制定最终合同件文本再行报送常年法律顾问，由常年法律顾问对该文件终审确认后，方可由中国退基会最终签字盖章。
    第十二条 凡经常年法律顾问审查过的合同均由综合部留档保存，同时保存常年法律顾问的书面审查意见。
    中国退基会综合部负责登记合同审查过程的相关事项，包括合同的名称、审查过程的起始时间、合同承办部门、具体经办的常年法律顾问、常年法律顾问是否书面提供法律意见等。
    第十三条 经常年法律顾问审查的合同在签订后，在履行过程中，合同任何一方单方就合同的有关条款进行修改、补充或废止的，必须重新履行报批审查程序。
    第十四条 合同承办部门应对下列情况负责：
    （一）不按规定履行法律审查手续，使合同条款出现重大缺陷而给中国退基会造成损失的；
    （二）不认真对待常年法律顾问建议，致使合同出现法律问题或酿成纠纷而给中国退基会造成损失的。
    第十五条 常年法律顾问应对下列情况负责：
    （一）未在规定的时间内完成法律审查工作，延误合同及法律文件谈判和签约进程；
    （二）法律审查工作发生重大失误给中国退基会造成损失。
 

第四章 合同及法律文件的签订

    第十六条 合同经常年法律顾问审查通过后，可以签订。
    第十七条 合同文本的尾页上应由双方法定代表人或法定代表人的授权人签名、签署日期及加盖中国退基会公章，两页（含）以上的文件，须加盖中国退基会骑缝章。
 

第五章 合同及法律文件的履行

    第十八条 合同签订后，合同承办部门应该严格按照合同的约定履行合同。
    第十九条 合同履行需要几个职能部门配合完成的，应由中国退基会领导明确责任部门，由责任部门负责与相关职能部门协调履行。
    第二十条 合同履行过程中，如果由于职能部门的过错造成中国退基会的单方违约，从而酿成纠纷的，应由职能部门承担内部行政及经济责任。
 
 

第六章 合同及法律文件纠纷的处理

    第二十一条 如在合同履行过程中出现纠纷，合同承办部门应及时通报常年法律顾问，并提供以下材料和情况：
    1.纠纷的起因及经过；
    2.与纠纷有关的证据材料；
    3.与纠纷有关的基本知识；
    4.欲达到的目标或初步设想。
    以上情况和材料必须全面、真实，合同承办部门应积极配合。
    第二十二条 合同纠纷拟通过协商或调解解决的，合同承办部门应通知常年法律顾问参加有关的协商谈判等活动。
    第二十三条 合同拟通过司法途径解决的所有诉讼案件，包括合同承办部门报送的案件、中国退基会领导指定的案件及常年法律顾问认为应该采取诉讼手段解决的案件，都应经中国退基会法定代表人或法定代表人的授权人批准授权，由常年法律顾问代表中国退基会处理。
    第二十四条 合同承办部门应对下列情况负责：
    1.发生纠纷不及时报告或擅自处理，给中国退基会造成损失；
    2.延误法律期限，丧失诉讼时效或影响办案；
    3.不积极配合办案或故意隐瞒事实或提供伪证。
 

第七章 合同及法律文件的档案管理

    第二十五条 为了便于合同的履行和对合同的管理，凡中国退基会对外签订合同，除具备合同必备的条款外，必须在合同后附有各方当事人的地址、联系人、联系电话、开户行名、银行帐号等必要内容。
    第二十六条 综合部负责合同的档案管理，并制订档案管理的各项制度。所有合同均由综合部统一编号。
    第二十七条 合同签订后，合同正本及扫描电子版由综合部统一保管。综合部还负责登记合同审查过程的相关事项并保管该记录。
    第二十八条 所有洽谈资料的原件、合同审查过程中的往来函电等资料一并由合同承办部门按中国退基会档案管理办法进行保管。
    第二十九条 合同履行时，合同承办部门应记录合同履行过程中的重要情况，妥善保存往来函电等相关法律文件。
 

第八章 合同及法律文件的风险防范

    第三十一条 常年法律顾问参与合同的起草、审查、签订、履行、纠纷处理全过程。
    第三十二条 对于合同本身内容，应了解合同性质，减少合同在以后的履行中和使用法律条款争议带来的经济损失。
    第三十三条 合同的各项内容应尽量细化，用词要精确，避免歧义，防止合同部分履行后发生争议。
    第三十四条 合同中应明确规定双方应承担的义务、违约的责任，明确违约金和赔偿金的数额或计算方法，避免以后发生争议引起的经济损失。
    第三十五条 在磋商过程中，电子邮件、传真或口头等方式协商的合同，最后应以签订正式合同确认书为准。
    第三十六条 为避免合同风险，即使通过传真、信件、电报、电子邮件书面方式协商一致的，最后应集中归集到一份纸面合同上，避免电子文件（电子邮件、电子数据、传真）的缺陷。
 

第九章 附 则

    第三十七条 本办法由中国退基会秘书处负责解释、修订。
    第三十八条 本办法经中国退基会第一届理事会第六次会议审定通过，自发布之日起施行。